Fakat ne zaman olduğu, hangi kontrolün yapıldığı ve sonucun ne olduğu kolayca bulunamıyorsa bu deneyimden yararlanmak zorlaşır. Fabrikanın hafızası, yaşananları başkalarının da anlayabileceği biçimde kaydetmekle oluşur.
Örneğin, bir makinede olağan dışı ses duyulduğunda yalnızca arıza başlığını yazmak yeterli olmayabilir. Gözlenen durum, ilgili ölçüm, yapılan kontrol, uygulanan işlem ve sonrasındaki durum birlikte kaydedildiğinde daha kullanılabilir bir geçmiş oluşur. Kesinleşmeyen nedenler de varsayım olarak belirtilir; tahminler doğrulanmış bilgi gibi aktarılmaz.
Üretim kararları, kalite değerlendirmeleri ve vardiya notları da aynı anlayışla düzenlenebilir. Önemli olan, kayıtların bulunabilmesi, anlaşılması ve yeni olaylarla karşılaştırılabilmesidir. Ekip deneyimi böylece kişilerin katkısını koruyan ortak bir bilgiye dönüşür. Yeni katılan çalışanlar da bu kayıtlardan yararlanabilir.